会議を相手と直接会って行う場合も、オンラインで行う場合も、限られた時間の中で会議の目的を達成することが大切です。今回は、会議を有効的に行うために準備すべきことをいくつかご紹介します。



1. 目的を明確にする

会議を開くことが目的ではなく、会議を通して結果を出すことが目的です。会議の主旨や目的を参加者に明確に伝えることで、参加者は事前に自分の考えをまとめられるため、より効率よく会議を進めることができます。



2. 議題を設定する

目的から脱線せずに会議を進めるためには、あらかじめ議題を決めて印刷し、参加者に配布しておきましょう。ポイントとなる点や、目的、誰がどのトピックについて話すか等の内容も記載しておくことが大切です。



3. 参加者の発言を認める

会議は、全ての参加者が自分たちの意見を述べることができる場所であるべきです。そのためには、全ての参加者がフィードバックや意見を出すことができる機会を与えることが大切です。参加者が意見を出せない会議は時間の無駄です。



4. 予定や進行スケジュールを決める

会議を予定された通りに行い、議題を中心に会議をを進めることができる責任者はいますか?会議の目的からずれてしまうことのないよう、進めましょう。



5. 答えとアクション・ステップを定義する

意見を出し合い議論をすることも大切ですが、会議では個々の考える「答え」を出し次のステップを見出すことが最も重要です。結果を出すことが最終目的であり、あなたの時間を有効的に使うためのヒントになります。



6. 議事録の配布

会議が始まる前に、議事録係を決めましょう。会議の後に議事録を配布することにより、参加者全員が会議の内容を理解し同意したことを承認するものとなります。また、参加者同士の誤解や認識の違いが解消され、あなたが次に何をすべきかが明確になります。